El Blog de Juan Macias

Me he encontrado con muchas tiendas, que han decidido no llevar Control de Stock, de hecho, nosotros decidimos lo mismo hace unos años, es algo, de lo que me he arrepentido muchísimo.

Desde Enero del 2010, hemos comenzado a implantar un control de stock, y la verdad, nos está costando muchísimo.

Pero antes, de implantarlo, decidimos hacer un análisis, del dinero que nos había costado, no llevar un control de stock, y os va a sorprender a más de uno….

¿Que es Control de Stock?

Parece una pregunta tonta, pero no lo es, en absoluto. La mayoría de las personas no saben lo que es un Control de Stock (yo no lo sabía).

Control de Stock, no solo implica saber cuantos productos tenemos disponibles para vender, también implica:

• Conocer cuantos productos hay en el almacén
• Cuantos se pueden vender
• Cuantos están vendidos (pedidos sin preparar)
• Cuantos están pedidos al proveedor y aún no han llegado
• Cuantos se han “perdido”
• Poder tener una trazabilidad de los productos desde el proveedor, hasta el cliente
• Saber, plazos de entrega del proveedor, stock mínimo, etc…
• Mucho más…..

Roturas de Stock

Si recibimos un pedido y en ese momento no hay stock, los costes asociados son múltiples. En nuestro caso llamamos al cliente para ver si quiere cambiar ese producto por otro, este cambio supone un coste de gestión adicional. Pero en el caso de que no quiera nada, hay que devolver el dinero, lo que implica una perdida de una venta y un coste de gestión superior.

Nuestra estimación, es que una rotura de stock, nos supone entre 3 y 6€ de coste.

Producto marcado como no disponible

Si tenemos mercancía, pero no está marcada como disponible, no sólo perdemos la oportunidad de venta de ese producto, también estamos perdiendo la oportunidad de venta de otros productos que podrían entrar en el mismo pedido.

Captar un cliente mediante Adwords tiene un coste entre 5 y 15€, si al entrar en nuestra página lo perdemos por que no encuentra lo que busca, estamos perdiendo ese dinero.

Problemas de reposición

Este es quizás, el mayor de los problemas que podemos tener. Si no tenemos un control de stock, no tenemos la certeza de lo que tenemos que comprar. Podemos tener una cierta idea del estado del almacén, pero no tenemos con exactitud las necesidades de nuestra empresa.

Un gestión de compras incorrecta, puede acabar en un problema de flujo de caja, si compramos más mercancía de la necesaria puede llevarnos a una quiebra técnica.

Esto implica o cerrar la empresa, o acudir a bancos, pagando comisiones, notarios, etc….

Dimensionar el almacén

Lo ideal, es tener un almacén lo más pequeño posible, optimizado al flujo de compras y ventas que tiene nuestra empresa. Si tenemos un almacén muy pequeño, no podremos crecer, y si tenemos uno excesivamente grande, conllevará gastos adicionales.

Un control de almacén, nos permite, trabajar con menos stock, por ejemplo, si nuestro sistema nos permite hacer un pedido de reposición semanal de forma automática, no necesitaremos almacenar mucha mercancía.

Perdidas de mercancía

La mercancía se pierde, es algo que pasa en todas las empresas, ya sea por robo, por deterioro, o por equivocación. La única forma de saber, si estamos o no perdiendo mercancía, es llevando un control de almacén.

En algunas empresas, donde suelen contratar muchos empleados en campañas de navidad, si no hay control de stock, y el tamaño de los artículos es pequeño, se suelen dar muchos casos de robos.

Bueno.. ¿Cuanto nos cuesta NO tener control de Stock, y cuanto nos cuesta tener control de Stock?

Según nuestros datos, no tener control de stock, nos costó en el 2009 un 2% de la facturación, mientras que tener control de stock, requiere la implantación de un software integrado con la tienda, el coste suele estar entre los 2.000€ y 6.000€.

Mientras que el 2% es anual, es decir, es algo que gastamos todos los años, la inversión para el software se hace una sola vez. Así que tenemos que hacer números y decidir si vamos a tener control de stock.