Cómo hacer el informe de cierre de año de un eCommerce

28 enero, 2013

Gestión, Negocios

Comienza un año nuevo y en deMartina empezamos a desarrollar el nuevo plan estratégico, es fundamental tener claro cuales van a ser las principales líneas de actuación que se van a seguir durante el año, pero antes de esto, una de las tareas que hasta ahora nunca habíamos hecho es un informe de cierre del año. Este tipo de documentos sólo se suele hacer cuanto existe una junta directiva o inversores a los que explicar como ha ido el año. En este informe, además de datos económicos, se deben indicar cuales han sido lo mayores logros de la empresa, que problemas han tenido, que nuevas oportunidades y amenazas han podido surgir, etc…

Aunque suelo actualizar el plan de negocios cada 6 meses, nunca había hecho un informe de cierre de año y aunque no tengo ni inversores ni junta directiva, me ha parecído interesante y necesario tenerlo como herramienta reflexión.

En cada uno de los puntos que he decidido desarrollar, he incorporado un apartado que a mi parecer es muy importante: Errores cometidos. Si uno no analiza ni reconoce sus errores, es imposible mejorar.

Los apartados que he decidido desarrollar en el informe del cierre de año son los siguientes:

Ventas

Exponer un breve resumen de como ha ido en general el sector y detallar como han evolucionado las ventas, con crecimiento por meses, y en mi caso detallar la campaña de navidad.

Es importante analizar las ventas por zonas, marcas, rangos de precios, tipos de productos, etc… no es suficiente con mirar los totales.

Márgenes

En nuestro caso, el cual creo que es un poco atípico en época de crísis, hemos aumentado los márgenes subiendo precios y negociando mejor con proveedores, una estrategia difícil, pero con un buen resultado.

Es necesario contar que ha pasado con los márgenes, como han influido en la venta de los productos, y cual es la evolución para este año.

Clientes

Uno de los aspectos mas complejos de evaluar es sin duda como han evolucionado los clientes durante el año, calcular la fidelización de los clientes es un proceso complejo y subjetivo, pero necesario. Es realmente importante saber si los clientes siguen confiando en tu empresa, si estás perdiendo clientes y ganando otros, si son fieles, cuantas veces compran, con que frecuencia, etc….

Pero no sólo debemos obtener datos totales, este dato debe analizarle por cada una de las marcas y/o categorías de productos y zonas geográficas, de esta forma podemos detectar fugas u oportunidades en nuevos nichos de mercado.

Tráfico

En un eCommerce el tráfico es lo que al final consigue ingresos y obtener conclusiones sobre la evolución del mismo es casi tan importante como analizar las ventas.

En nuestro caso, nuestro análisis del tráfico incluye la evolución con respecto al año anterior identificando todas las fuentes de tráfico, pero sobre todo analizando aquellas fuentes que de una forma u otra suponen tráfico gratuito.

Estaría bien hacer un informe más en profundidad, con principales páginas de destino, origen geográfico, etc… pero en nuestro caso no podemos hacerlo por que hemos realizado demasiados cambios en la web y las urls han cambiado demasiado. (fallo)

Plataforma Tecnológica & Desarrollo

En el caso de que tener equipo de desarrollo es totalmente necesario estudiar el ROI de las grandes tareas que se han llevado a cabo, ver que ha aportado sobre el negocio los funcionalidades incorporadas y el impacto en las distintas áreas de la empresa.

En mi caso, además de desglosar que logros hemos conseguido, he sacado una interesante lista de errores cometidos, tareas que se hicieron y no sirvieron para nada, etc… para que no se vuelvan a repetir.

Marketing

Dentro de este apartado hay que analizar los costes de adquisición de clientes, costes de conversión, branding, etc.. según los distintos medios de marketing disponibles.

Hay que vigilar el CPC de Adwords, pues está subiendo cada año y llegará a un punto en el que dejará de ser rentable para muchas empresas.

Relación con proveedores

Este año hemos incluido este apartado en todos los documentos estratégicos y no sólo hablamos de proveedores de mercancía, también logística, bancos, etc…

La relación con los proveedores debe ser buena, sin fricciones y necesita un seguimiento especial con los logros conseguidos y los problemas que hayan podido surgir.

Logística

Para un eCommerce la logística es fundamental, y no sólo el coste del transporte es importante, hay que analizar los costes de preparación de pedidos, los costes de las cajas, de los precintos, el grado de satisfacción de los clientes, plazos de entrega, calidad del servicio, etc…

Nosotros siempre trabajamos con un mínimo de dos empresas de transportes y es importante saber por cual apuestas, a quien le vas a dar más paquetes y cual se queda como secundaria, o incluso si decides cambiarla por otra.

Gestión/Operaciones

Es complejo medir la evolución de la gestión interna/operaciones, pero es necesario. En nuestro caso hemos conseguido ser mucho más productivos analizando KPIs como “número de pedidos preparados/persona” o “capacidad máxima de preparación de pedidos”.

Hay que definir KPIs para las operaciones diarias de la empresa e intentar que mejoren.

 

9 Responses to “Cómo hacer el informe de cierre de año de un eCommerce”

  1. Victor Outletpremier Says:

    Nosotros tampoco lo hacemos pero me parece interesante y buscaremos el momento de hacerlo. Gracias por compartir la info!

  2. farmacia Says:

    Gran post, gracias.

  3. 20milproductos Says:

    Solo una idea: La fidelizacion de los clientes no debe ser ni es un indicador arbitrario, sino todo lo contrario y , ademas, quiza uno de los mas importantes y menos evaluados

  4. BlueCloud Says:

    Respecto a los margenes, no te hubiera valido solo como reducir costes, no te has arriesgado un poco subiendo los precios también tal y como esta la economia?

  5. Herbolae Says:

    Este artículo es una joya.

    Das muchos detalles muy importantes. En el apartado de trafico hablas de centrarse en las fuentes que suponen trafico gratuito. No creo que se deba menospreciar el trafico de pago ni tampoco deben faltar otras fuentes como los afiliados.

    Tampoco podemos dejar de cruzar orígenes del trafico y las ventas.

    Un saludo y gracias.

    • JuanMacias Says:

      Piensa que el tráfico gratuito es una inversión a medio plazo, el tráfico de pago un gasto en el momento que no te compran.

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