¿Que ERP debo utilizar para eCommerce?

Desde que empecé a vender por internet hace muchos años sabía que necesitaba un ERP, pero no me hice caso, y no hay peor necio que el que se lleva la contraria así mismo.

Durante los primeros años perdí mucho tiempo y dinero, sabiendo que necesitaba un ERP pero creyendo que podía “pasar por ahora” de tener uno. Por eso, cada vez que hablo con alguien que va a vender por internet siempre le digo lo mismo: ERP desde el primer día.

Mucha gente opina que es un gasto innecesario cuando empiezas, pero cuando me pongo a hacer cálculos de cuanto dinero he perdido por no tener un buen ERP, la cifra supera los 50.000€ y eso sin contar lo que he dejado de ganar, las noches sin dormir, etc…

Pero ahora viene la gran pregunta…

¿Que coche me compro?

Para que entendáis un poco lo difícil que es elegir un buen ERP, os voy a poner un ejemplo. Cuando alguien quiere comprarse un coche, los factores de decisión son totalmente diferentes a cuando es tu primer coche y tiene 20 años, a cuando es su segundo o tercer coche y tiene una familia con niños.

Cuando es tu primer coche, te dejas llevar por las “emociones”, por el diseño, por la potencia, por los anuncios de la tele, pero cuando tienes una familia empiezas a valorar aspectos como la seguridad, el maletero, el consumo, el espacio para la sillita de los niños, etc.

Probablemente una persona con experiencia en coches y con familia, sepa elegir un coche mucho mejor que un joven, pero si le das a un joven un coche familiar, super seguro, de consumo bajo, el joven dirá que es una “caca”, no sabrá valorar estos aspectos.

Pues con un ERP pasa lo mismo, cuando es nuestro primer negocio, no somos capaces de elegir el ERP ideal, aún no tenemos la experiencia necesaria, ni las necesidades creadas para valorar un buen ERP, con lo cual, si elegimos un ERP “cool o trendy” estaremos muy contentos, pero no le sacaremos mucho partido, y si elegimos un buen ERP, nos parecerá feo, viejo, complejo, y tampoco le sacaremos mucho…. gran problema.

Simplificando la definición de ERP y plataforma eCommerce

A parte de preguntarme por el ERP, mucha gente me pregunta por la plataforma eCommerce a utilizar, incluso hay gente que cambia de plataforma para que sea compatible con su ERP, o por el contrario, cambia de ERP para que sea compatible con su plataforma.

Una plataforma eCommerce nos ayuda a vender más, y un ERP nos ayuda a gastar manos.

Vale, ya sé que he simplificado demasiado, pero es la verdad, y dependiendo de nuestra necesidades tendremos que focalizar nuestros objetivos en un buen ERP, lo cual nos permitirá ahorrar dinero en gestión, comprar mejor, etc.. o centraremos nuestros esfuerzos en una buena plataforma web que nos permita vender más. Aunque alguien podría pensar, que lo ideal es tener el mejor ERP y la mejor plataforma eCommerce, pero suele ser bastante complicado.

A parte de los consejos clásicos de elección de un ERP, como puede ser; el soporte, la gestión de stock, contabilidad, etc.. os dejo una serie de criterios específicos de selección de ERP para eCommerce:

¿De quien es el catálogo?

Uno de los principales problemas que nos encontrarmos a la hora de implantar un ERP para una tienda online es decidir quien manda en el catálogo. ¿Se debe gestionar desde la web o se debe gestionar desde el ERP?

Hay gente que opina que el catálogo de productos se debe gestionar desde el ERP, pero claro, los ERP no están preparados para web; multiples imágenes de productos, videos, SEO, redes sociales, etc… con lo cual acaban gestionando el catálogo desde dos sitios, algunos datos desde el ERP y otros desde la web, lo cual provoca un caso a largo plazo.

Otra gente opina que el catálogo es exclusivo de la web, y por lo tanto el ERP sólo debe gestionar precios y stock.

Conclusión: Antes de elegir un ERP, definir quien va a mandar en el catálogo, pero confirmar que se puede hacer!, cualquier consultor/implantador de ERP os dirá que el catálogo se puede manejar desde el ERP, pero claro,  ¿y si instalamos un módulo nuevo en la tienda online que agrega un campo nuevo en la ficha del producto? (por ejemplo….)

¿Tiene una gestión adecuada de pedidos?

Ninguna plataforma eCommerce OpenSource tiene una gestión de pedidos adecuada.

Estas en navidades, 400 pedidos pendientes, 5 personas usando el administrador de la plataforma eCommerce al mismo tiempo y alguien dice…

“¿Quien ha tocado el pedido…..?”, “¿Quien ha llamado a la señora del ….”?

¿Os suena de algo esta situación? Pues esto suele parar con plataformas eCommerce como Magento, Prestashop, etc.. no tienen un workflow de pedidos adecuados, no soportan de forma correcta el trabajo en grupo, concurrencia, trazabilidad, etc…

Partiendo de este hecho, está claro que debemos buscar un ERP que soporte workflow de pedidos y concurrencia de usuarios, no tiene sentido instalar un ERP que lo haga igual de mal que la plataforma web que hemos elegido.

Features/Módulos/Actualizaciones

Supongo que tendréis una opción o módulo de cupones descuento, ¿Y el ERP? parece una tontería, pero no sería la primera vez que veo “caerse” un proyecto de implantación de un ERP por que no soportaba el sistema de cupones, o por que era incompatible.

No sólo tenemos que confirmar que el ERP soporta todas las funciones de pricing, marketing, etc.. de nuestra tienda, tenemos que confirmar que es compatible con futuros módulos y/o actualizaciones.

Web o aplicación de escritorio

Llevo años escuchando que las aplicaciones web son el futuro, pero sin embargo los usuarios de aplicaciones de gestión prefieren una aplicación clásica de escritorio.

Se ha escrito mucha literatura en torno a esto, casi la totalidad de desarrolladores y fabricantes de software han apostando por aplicaciones web, pero el mercado sigue demostrando que los usuarios prefieren las aplicaciones de escritorio, como por ejemplo las apps para móviles.

Las aplicaciones de escritorio “suelen” ser más productivas, mayor rendimiento y aportan mayor funcionalidad, permite una mayor integración con impresoras y dispositivos como cámaras o escaners.

Por otro lado, los ERPs basado en Web dan menos problemas de instalación y configuración, y consumen menos recursos, y … algunas veces son más bonitas… pero ¿aportan algo más al usuario?

Una nota sobre OpenERP

Cuidado con la forma que tiene OpenERP de tratar las tarifas de proveedores, se trabaja a nivel de un producto/varios proveedores, mientras que otros ERP trabajan en la forma un proveedor/varias tarifas/varios productos. Cada tipo de negocio requiere una forma u otra de gestionar los productos.

Modo de integración

Entramos ahora en un punto crucial, ¿como se integra la plataforma eCommerce con el ERP?. Si utilizamos Web Services irá lento y probablemente poco escalable, si lo hacemos a través de XML+ftp será complejo, lento al principio, pero muy escalable, y si lo hacemos por base de datos, será costoso de desarrollar.

No tengo respuesta para esto, lo siento, antes de hacer nada, preguntar a quien os lo vaya a implantar si lo ha hecho antes,  quien lo tiene instalado y hablad con él, no hay otra forma de elegir la mejor integración, depende de muchos factores.

Eso si, hay algunos ejemplos de los cuales tengo datos de algunas implantaciones:

  • Magento con muchos productos y pedidos por Web Services es demasiado lento, se puede llevar toda la noche procesando y si falla la hemos liado…
  • Navision funciona mejor con XML+ftp
  • OpenERP vía WebService con osCommerce o PrestaShop funciona bien.
  • No hay conectores de PrestaShop al 100% fiables.
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