El ERP de deMartina.com

22 Abril, 2012

Gestión, Negocios, Tecnología

A menudo la gente me pide que le enseñe el ERP que hemos desarrollado en deMartina.com , pero normalmente me tengo que negar por la Ley de Protección de Datos. Tenemos datos de facturas, clientes, direcciones, etc.. y no podemos enseñarlo.

No obstante, me gustaría hablar un poco de la funcionalidad,  de la tecnología que hay detrás, de como funciona, y por que es tan importante para nosotros.

El FrameWork

Para programar utilizamos Java + Swing en cliente y PHP + MySQL en Servidor, quizás parezca una arquitectura rara pero no soy el único en usarla, hay más proyectos de este tipo como OpenSwing.

La arquitectura nos permite desarrollar formularios realmente rápido, más rápido que cualquier otro framework que halla visto. Un mantenimiento básico de una tabla puede estar funcionando en minutos, pero además soporta formularios complejos con varios niveles de maestro detalle, tablas con filtro, búsquedas, exportar a excel, etc..

Cuando diseñé el FrameWork el objetivo era programar 10 veces más ligero y a lo largo de mi vida como programador lo fui migrando desde ADA+Ensamblador, pasando por Visual Basic, .NET, ASP, y por último en Java.

Pero dejemos de hablar de aspectos técnicos y vayamos a lo importante.

Integración

El ERP está completamente integrado con la tienda online; productos, categorías, pedidos, SEO e incluso los menús de la web se gestionan desde el ERP.

Hace poco hemos integrado la gestión de pedidos, junto con la integración logística completa. Todo el trabajo de preparación de pedidos se realiza a través de unos flujos de trabajos inteligentes, que mueven los pedidos de unos estados a otros en función a unas reglas de negocios predefinidas; algunas automáticas y otras manuales.

 

 

Control de Stock

Al igual que en cualquier ERP, el control de stock es importante, pero en el caso de una tienda online que al mismo tiempo tiene tienda física, este control debe ser mucho más exhaustivo. Para ello hemos implementado un sistema de trazabilidad lo más avanzado posible, en cada momento se sabe que productos han entrado, cuales se han vendido, los que se han devuelto, los que están en preparación, etc..

Aún nos queda mucho trabajo, pero ya los pedidos de reposición se hacen solos, tenemos scoring del valor del producto en función de la rotación de stock, etc…

El catálogo

Uno de los aspectos que más me preocupaba en el ERP era la gestión del catálogo. Trabajamos con un modelo basado en las tarifas de compras a proveedores, y varias tarifas y catálogos de venta según la época del año, tienda, etc…

Por ejemplo, si queremos lanzar una oferta de fin de semana en determinados productos, creamos una tarifa con fecha de caducidad a las 48 horas, y asignamos los precios de los productos en esa tarifa. Una vez caducada la tarifa, los precios vuelven a su estado normal.

Esto no es nuevo, lo soportan muchos ERPs, pero o suelen tenerlo bien integrado con la tienda online.

 

Proceso de Compra

La gestión con proveedores es importante, en nuestro caso gestionamos tarifas de compra, y directamente trabajamos con ellas para hacer pedidos, reposición, etc… Con OpenERP fuimos incapaces de encontrar esta funcionalidad, aunque OpenBravo si la tiene como nosotros.

Para cada producto, indicamos su precio, fecha de disponibilidad, plazo de entrega (desde el proveedor a nosotros), condiciones de compra, pedido mínimo, pedido mínimo en nuestro almacén, cuando tenemos que pedirla, forma de pago, etc…

Hemos incorporado el clásico flujo de abastecimiento; necesidades, pedidos, albaranes, facturas, etc…

Esto nos permite tener un control exhaustivo de todo lo que nos hace falta, lo que hemos pedido, lo que está por llegar, lo que entra en almacén, lo que nos factura, etc… es decir, todo.

De esta forma, no se escapa nada, todo lo que llega en una factura ha tenido que entrar anteriormente en el almacén y lo hemos tenido que pedir al proveedor.

La entrada de mercancía se hace de forma rápida, se introduce el pedido asociado, el usuario revisa los datos, y los productos entran en el sistema, en caso de que algún precio de compra cambie, se calcula el nuevo precio de coste medio y se genera un aviso para revisar también el precio de venta.

Gestión de tareas

Todos los listados tienen un botón “crear tarea”, que permite en todo momento tener controlado todos los proceso de gestión y establecer un flujo de trabajo.

Si hay que devolver dinero en un pedido, reclamar una mercancía defectuosa o revisar la descripción de producto, se selecciona el registro y se le dá al botón crear tarea. Todo está bajo control.

 

 

 

POS (Pont Of Sale)

Realmente empecé haciendo un software para cobrar a los clientes en el mostrador de la tienda, y poco a poco fue creciendo. En este sentido, nuestro POS es realmente sencillo de utilizar, ni siquiera hace falta usar el ratón, al mismo tiempo que es muy potente y rápido, permite buscar productos por dos referencias, dos códigos de barras, nombre del producto, etc.. permite hacer facturas, tarjetas de fidelización, cobros combinados con tarjeta/contado, etc…

Por supuesto soporta múltiples cajas simultáneas, con arqueos de caja diferentes para cada vendedor.

 

Algunos aspectos interesantes

Sobre todo, lo que hemos perseguido en el ERP es tener una herramienta que nos permita ahorrar trabajo, por eso incorporamos algunas funciones que son realmente interesantes, por ejemplo, cuando estamos dando de alta un pedido a proveedor, nos avisa de cuantas unidades tenemos en stock, y cuantas tenemos en pedidos pendientes de servir.

De cualquier producto podemos sabes quien lo ha comprado, quien lo tiene en un pedido pendiente de preparar, que proveedor nos lo ha suministrado, y cada uno de los movimientos asociados en el almacén.

Tenemos otras cosas interesantes, como análisis de precios de la competencia desde el propio ERP, que se conecta a la web de los competidores para ver el precio medio.

Logistica

Uno de los aspectos que más trabajo nos ha dado es la integración con la logística, la comunicación con todas las empresas de transportes con las que trabajamos ha sido compleja, nuestro ERP lo hace todo, se comunica con cada uno de ellos, imprime etiqueta, consulta las delegaciones, la situación de los pedidos, anulaciones, modificaciones, incidencias, etc…

Trabajo en Grupo

Quizás uno de los aspectos que más nos preocupaba era el trabajo en grupo, la mayoría de las aplicaciones de tiendas online, suelen tener problemas cuando varias personas editan el mismo pedido al mismo tiempo.

Hemos incorporado sistemas para detectar bloqueos entre usuarios, los flujos de trabajo detectan cuando un usuario está trabajando con un pedido, y asigna el siguiente pedido cuando se entra a trabajar en el sistema.

Incluso tenemos un sistema online que va notificando a los usuarios de las novedades que van ocurriendo, como la entrada de nuevos pedidos, nuevas tareas, quien se conecta, si entra mercancía nueva, etc…

Rendimiento

Hemos hecho lo posible para que el sistema sea lo más rápido posible, muchas de las tareas se realizan de forma asincrona para que el usuario pueda seguir trabajando. Cuando un proceso es complejo, la tarea se le asigna al servidor en PHP, que ejecuta la tarea en background.

La integración ERP-Web es en tiempo real, no hay tareas planificadas de sincronización, todo se hace “on live”, lo cual nos ha obligado a implementar complejos sistemas de notificaciones asíncronas, varios niveles de cache, etc..

Distribución del Software

Para terminar, me gustaría comentar un poco el sistema de distribución del software, algo que me tenía preocupado al principio, por que mantener a todos los ordenadores con la misma versión de la aplicación era complicado hasta que encontramos la solución con DropBox.

Cada vez que hay una nueva versión de la aplicación (va por la 214 en estos momentos), la dejamos en el DropBox y se sincroniza en todos los equipos de la empresa y como está en Java no requiere instalación alguna.

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