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Mi historia de “amor” con las empresas de transporte

13 enero, 2012

Gestión, Tecnología

Cuando empecé a vender por internet, enviaba muy pocos paquetes, me costaba el envío entre 12€ y 15€ y tardaban 2 o 3 días en entregar. Ahora envío 400 paquetes algunos días, y el coste del envío está por debajo de 5€, las cosas han cambiado mucho y quiero contaros algunas cosas que me han ido pasando y como hemos evolucionado.

Al principio

Cuando empecé a vender por internet no había tarifas especiales eCommerce como pueden tener ahora MRW, Nacex u otras, trabajábamos con la tarifa normal, una tarifa desorbitada, con unos cálculos complejos de peso volumétrico, como si el volumen se pudiera pesar.

Los primeros meses fueron complicados, intentamos con varias agencias (me sentí timado en varias ocasiones), e intentamos con correos donde llegué a situaciones ciertamente absurdas con el empleado, del tipo “que no se note lo que va dentro por que lo van a robar”, ¿cómo que lo van a robar? dirás que lo vais a robar vosotros!!

Al principio, por cada paquete rellenábamos a mano la documentación asociada al envío. Esta documentación suele incluir la información sobre el remitente, el destinatario, el tipo de servicio (entra 24 horas, entrega antes de las 12h, etc…), el importe en caso de reembolso, y otros detalles.

Al llegar el paquete a la agencia que enviaba el paquete, ellos tenían que introducir los mismos datos que habíamos puesto en su sistema e imprimir una pegatina que ponían en la caja.

A mí este procedimiento de rellenar a mano la documentación me parecía del sigo XIX, pero el albarán era en papel “con calca” y no se podía poner en una impresora moderna, había que buscar una matricial de cuando yo iba al instituto….

Vamos creciendo

A medida que fuimos creciendo, el procedimiento de rellenar la documentación a mano se volvió imposible, a parte del trabajo adicional que suponía, había muchos errores, tanto al escribir, como al leer el albarán en la empresa de transportes; Número de teléfonos mal escritos, reembolsos que se olvidaban, etc..

Por aquel entonces ya habíamos cambiado varias veces de empresas de transporte, y habíamos descartado SEUR y MRW por que todo el mundo nos decía que eran las mas caras, pero sin embargo, nos encontramos que ambas nos ofrecieron unas tarifas realmente competitivas y empezamos a trabajar con ellos.

Y entonces fue, cuando escuchamos por primera vez la palabra “integración”, SEUR nos propuso una solución para que nosotros imprimiéramos directamente las etiquetas y de esa forma minimizar los errores y ahorrar parte del trabajo.

Así que un día me viene el informático con una impresora térmica, etiquetas y un CD.. “¿donde lo instalo? ¿No tenéis Windows?” preguntó mientras miraba que todos los ordenadores eran Mac. Tuvimos que comprar un PC (el único en la empresa), e instalamos el software, que al final estaba en Java!!! que se supone que es multiplataforma, pero bueno… ya teníamos el software de SEUR instalado.

Al empezar la formación para usar el programa, lo primero que nos dicen es que demos de alta en su programa a todos nuestros clientes…¿Cómo? Se notaba que no tenían ni idea de que iba el comercio electrónico, no podíamos dar de alta a 10.000 clientes en su programa, y tampoco podía estar gestionando los cambios de direcciones, altas, bajas, etc….

Después de buscar una forma alternativa de hacerlo, nos dimos cuenta que utilizar el software que nos habían instalado era el doble de costoso para nosotros, teníamos que poner la dirección normalizada (Tipo de Via, Escalera, Puerta, Acceso, etc…) y cuando el cliente dejaba una dirección del tipo “Chalet Manolo en frente de la gasolinera”, nos volvíamos locos, cometíamos casi los mismos errores que cuando lo hacíamos a mano, y además el programa fallaba muchísimo.

Este tipo de integración sólo benefició a SEUR, pero nos complicó a nosotros el trabajo.

Mas y más pedido

Llegamos a un momento, en el que sacar 100 pedidos con el software que teníamos no era viable, cometíamos algunos fallos con las direcciones, los importes de los reembolso, y de vez en cuando aquello se quedaba sin conexión y no funcionaba.

Un semana, el software de SEUR falló todos los días y cogí tal cabreo que borré el software y dije que no lo usaría nunca más, y decidí dejar de “trabajar” para las empresas de transporte, por que YO soy su cliente, y son ellos los que tienen que aportar soluciones.

A partir de entonces, diariamente les pasaba un listado en un PDF generado por nuestro software con la información de los envíos, y ellos se las arreglaban para rellenar la etiqueta. Para identificar la caja, poníamos un packslip por fuera de la caja con los datos del destinatario.

Llegan los Web Services

A finales del 2011, decidimos comenzar a trabajar con Nacex, no son más baratos que Seur ni tan buenos como Mrw, pero tenían lo que yo necesitaba; un reparto aceptable, tecnología y ganas de innovar. Con Nacex decidimos utilizar una integración vía Web Services, en el cual nuestro software se conecta a sus sistema, le pasa la información de los pedidos y se imprimen las etiquetas.

Seamos realistas, la integración nos ha costado mucho dinero, dinero que hemos puesto nosotros de nuestro bolsillo, y durante el proceso nos hemos dado cuenta de que las empresas de transportes no están preparadas para integraciones de este tipo. Falta documentación, falta formación por parte de las delegaciones, falta una persona de contacto en el departamento de informática, les falta mucho a todos, pero al menos tienen ganas de ir hacia delante, que es importante.

Con la integración con Nacex, nos hemos ahorrado los packslip y les hemos ahorrado tiempo a ellos, ha sido una solución que nos ha beneficiado mutuamente, aunque la hemos pagado nosotros. Esto también nos ha permitido un horario de preparación de pedidos mucho mayor, como la empresa de transportes no tiene que sacar las etiquetas, pueden venir a recoger los paquetes mucho más tarde.

Algunas veces, pienso que somos los únicos

Cuando hemos empezado a utilizar los Web Services, nos hemos encontrado con algunos tipos de errores garrafales y cuando hacemos ciertas preguntas a algunas empresas de transportes da la sensación de que eres el único que tiene este tipo de integración.

Ahora hemos desarrollado la integración con Seur, ha sido casi un mes de trabajo (que también hemos pagado nosotros), los chicos de Seur se han esforzado mucho, pero nos ha dado la misma sensación que otras veces, respuestas del tipo “tenemos un error, sólo permite poner reembolso y no sabemos el por qué…”, te da que pensar ¿Soy el primero en integrar vía Web Service?

Además de enviar, hay que poder consultar

Otro de los problemas que nos hemos encontrado, es que las empresas de transportes “se olvidan” de que queremos consultar los envíos, la mayoría de las plataformas de integración que he visto sólo te permiten documentar el envío, pero no permite consultar el estado, ni las incidencias, ni nada.

Nosotros queremos integrar la información del envío con nuestro CRM, para poder adelantarnos a posibles problemas con la entrega, para analizar la calidad de servicio de las empresas de transportes, etc… Pues esta información, no está disponible de forma sencilla.

Haciendo Balance

Si hacemos balance de lo que hemos invertido y el beneficio obtenido, está claro que este tipo de soluciones sólo sale rentable a partir de 2.000 envíos al mes, con menos envíos no tiene ningún sentido, es mucho mejor “forzar” a las empresas de transportes a admitir un listado en PDF con los envíos que van ese día……

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