Gestión de compras en eCommerce

9 Septiembre, 2011

Gestión, Negocios

Mucha gente me pregunta, el por qué debe ser diferente la gestión de compras en eCommerce de otro negocio tradicional, pues en ambos casos se trata de comprar productos para después venderlos. La respuesta es sencilla, las tienda online tienden a trabajar con más proveedores (mayor cataálogo), a trabajar con menores plazos de entrega, a informatizarlo todo, a una gestión más eficiente de los procesos internos.

Pero la gestión de compras es un proceso extremadamente complicado, sobre todo si tienes que tener stock, ¿cuanto compro?¿cuando lo compro?¿cuando tengo que reponer?¿se venderá este producto?

Nosotros en deMartina.com, hacemos las mismas tareas en la gestión de compras que puede hacer un Toysrus, pero a menor escala, y esto sólo es posible gracias a internet, una pequeña tienda física no podría hacer lo mismo.

Aunque algunas cosas de las que voy a contar pueden parecer triviales, no todo el mundo las hace….

Forecasting

En primer lugar, lo que tenemos que tener muy claro es una previsión de ventas de los productos, para saber que vamos a necesitar. Las empresas tradicionales hacen previsiones anuales, las más dinámicas las hacen semestrales, pero en eCommerce, estas previsiones hay que hacerlas mes a mes.

Para hacer una buena previsión de ventas, tenemos que tomar datos estadísticos de años anteriores, tendencias del mercado, acudir a las redes sociales, y sobre todo a nuestro amigo Google.

Por ejemplo, si buscamos en Google Insights “Bob Esponja”, veremos que la tendencia es que sigue subiendo el interés por este personaje, con lo cual, las ventas se van a mantener unos meses más.

De igual forma, si observamos a los “pitufos” el interés despertado inicialmente por la película, no ha sido lo suficiente como para apostar por este personaje para la campaña de navidad. Podemos observar, que el interés después del estreno de la película, cae poco a poco y sólo se dispara en fin de semana, cuando la gente va al cine.

 

Otra de las cosas a tener en cuenta a la hora de hacer la previsión, es si hay alguna película o nuevo video juego que salga al mercado, en el caso de los pitufos, la aparición de la película ha disparado puntualmente el interés.

Por último, hay otra cosa que solemos mirar, que es el patrón de venta de un producto. Pues muchos productos tienen un patrón de venta similar, en el caso de las películas, suele haber un pico al principio, donde se venden de todo y a cualquier precio, a medida que va pasando la moda, sólo se venden los productos pequeños y de menor precios, cuando llega las navidades, suele salir un video juego para la nintendo, y pasado dos meses, se vuelve a disparar el interés, los niños que juegan a ese videojuego quieren esos juguetes. Esto nos permite liquidar el resto de stock.

Esta claro que hay más técnicas de forecasting, pero estas son las más usadas por nosotros.

Pedidos automáticos

Bien, una vez que tenemos la demanda estimada, es necesario programar los pedidos automáticos. Estos pedidos se realizan cuando el stock disponible en el almacén es inferior a un stock de seguridad, que en muchas ocasiones coincide con el stock mínimo que sirve el proveedor.

Este stock mínimo o de seguridad, depende de la tendencia de venta del producto, esto es muy importante que lo tengáis en cuenta. Vamos a poner varios ejemplos:

  • Si tenemos un producto con un stock mínimo de 6 unidades, y nos quedan 5, lo lógico sería pedir de nuevo, pero si resulta que vendemos una unidad cada 6 meses, entonces no hay que pedir. Hay que calcular cuando nos quedaremos sin stock y tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor.
  • Si tenemos un producto con un stock mínimo de 12 unidades, y nos quedan 20, lo lógico sería no pedir, pero si estamos vendiendo 10 unidades al día, y el plazo de entrega es de una semana, hay que hacer una previsión de ventas que nos lleve a una previsión de compras automática razonable.
Como veis, esto no es sencillo, y no o tenemos resuelto del todo, pero hay que trabajar en esta línea, para tener siempre stock, y que nunca sobre mucha mercancía.
Stock del proveedor
Otra de las cosas a tener en cuenta es el stock del proveedor, en sectores como el juguete, los proveedores se suelen quedar sin stock en navidades, con lo cual tenemos que reservar la mercancía con antelación.
Algunos proveedores permiten reservar mercancía, nosotros lo hacemos así, y al menos tenemos un stock mínimo garantizado. En el caso de que las ventas no vayan bien, ese pedido se anula, y normalmente no supone un gran problema para el proveedor, lo sería si es el Corte Ingles quien le anula un pedido, pero si es una tienda online pequeña… casi le da igual.
Condiciones Comerciales
Otro punto a tener en cuenta son las condiciones comerciales que tenemos con nuestro proveedor, como descuentos, rappel, forma de pago, etc… lo que hay que tener claro, es que si no pides, no consigues. Hay que “llorar” mucho, pero también hay que dar a cambio, tienes que demostrar que vas a trabajar bien su marca, que no vas a quemar el mercado, que es con mejores condiciones vas a vender más, por que vas a invertir más en publicidad, en definitiva, que es un win-to-win para ambos.
Recepción de mercancía
Este proceso en nuestro caso es realmente crítico, un produco que llegue al almacén tiene que estar puesto en venta en menos de una hora, si eres el primero en recibir un producto que es novedad, tienes una ventaja competitiva.
Pero este caso también se da en productos que están agotados y que tienen una alta demanda, pongamos un ejemplo de nuevo:
  • Tenemos una tienda online que vende iPads3, estamos en navidades, y se venden 10 iPads por hora. Ahora nos quedamos sin stock. Cuando volvemos a recibir stock del iPad, cada hora que tardemos en ponerlo en venta estamos perdiendo 10 pedidos. No podemos asumir esta perdida durante mucho tiempo.
Pero el proceso de recepción de compra no sólo es importante por su rapidez, también hay que comprobar que la mercancía recibir se corresponde con el albarán y se corresponde con el pedido que hicimos. Algunos proveedores mandan de menos y otros de más…..
Control de Facturas
Como último paso en el proceso de compra, es necesario controlar que las facturas que nos emite el proveedor se corresponden con la mercancía recibida, y que sobre todo el precio se corresponde con el que teníamos en el pedido original. En nuestro caso tenemos un 1% de errores en los precios.
En resumen
El ciclo de compras es tan importante como el de ventas, de nada sirve vender un producto que no tenemos, o del cual no tenemos margen suficiente para ganar dinero. Hay empresas que primero se dedican a desarrollar su canal de venta y cuando tienen volumen trabajan su ciclo de compras. En cambio otras hacen lo contrario, comienzan con un proceso de compras eficiente que les permite alcanzar un volúmen de ventas alto en poco tiempo.
El seguir un camino u otro, depende de la experiencia y capacidades del equipo gestor de la tienda online.
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10 Responses to “Gestión de compras en eCommerce”

  1. Roberto Caiño Says:

    Como siempre muy buen post y del que reflexionar mucho, que como bien dices Juan aunque algunas parecen obvias muchas veces se nos pasa por alto. Un saludo.

  2. eduardo Says:

    Hola Juan,
    haciendo el forecast, una vez teneis datos para soportar la toma de decisiones, quien decide la cantidad final una persona o un grupo?
    otra cosa que me llama la antencion es lo que comentas sobre replenishment automatico, habeis probado semi-solucionarlo en soporte excel?

  3. JuanMacias Says:

    Hola Eduardo, la cantidad final se decide en grupo, por el responsable de ventas y el de compras.

    El proceso automático lo hacemos con el ERP+Excel

  4. Eduardo Says:

    Muchas gracias Juan, sentia curiosidad por que estilo de forecasting se sigue en una pyme y mas siendo de internet (por la abundancia de datos)
    en cuanto al replenishment automatico no parece excesivamente complicado siempre y cuando alimentes la herramienta con datos suficientes, no es cierto? pero me sigue quedando la duda de por que dices que no lo teneis resuelto del todo… es por tener que usar el tandem ERP+excel en vez de un solo sistema? y disculpame por la indiscreccion.. 🙂

    • JuanMacias Says:

      Ciertos productos no siguen un perfil de venta normal, te llevas un mes sin vender y de pronto en una semana vendes 10, aun no detectamos bien este tipo de cosas…

  5. Eduardo Says:

    mmm un reto… podria estar preguntandote todo el dia, este tipo de problemas de forecasting me apasionan.
    no te robo mas tiempo, muchas gracias por tus respuestas

  6. Alberto - Yapalia.com Says:

    Hola
    Interesante y se podrían añadir cosas a más como por ejemplo el ciclo de subasta con diferentes proveedores que te den el mismo producto. Cómo controlar ahí precios de compra, formas de pago, rappels, compromisos de entrega, actitud hacia la postventa… Todos estos factores se pueden parametrizar para que se gestionen optimizados los procedimientos de compra y así maximizar la rentabilidad. Hay veces que la venta con más margen no es la más rentable.

  7. Antonio Garcia Says:

    La rotura de stock la he vivido de manera personal con una tienda online para un regalo. Menos mal que el trato fue muy bueno y recupere el dinero.

    Que metodo usais para el calculo de unidades para realizar pedidos automaticos ?
    Es por curiosidad. Yo uso uno de frecuencias de ventas en los ultimos n meses y con una formula tremenda sale el pedido automatico. No es 100% fiable.

  8. Alberto Guede Says:

    Lo del cálculo automático es variable según tipología de negocio.
    Para mi sector el tecnológico, estoy usando una formula variable en que contemplo las ventas último mes pero parametrizando diferentes pesos a los 3 últimos días, 7 , 15 y 30 respectivamente. Obviamente tiene mucho más peso específico en la fórmula el periodo más corto. Por tanto no las ventas en un mes se corresponde con el stock que manejamos ya que entre el peso de los 3 y 7 días es muy superior al resto.
    Además incluimos otra serie de variables como cantidad media de unidades vendida por pedido, etc. que nos permiten evitar que una posible venta puntual de muchas unidades nos afecte a la previsión de stocks; digamos que somos capaz de abstraer estás circunstancias y otras similares
    La verdad es que se hace una formula bastante compleja pero que se define aplicando un poco el sentido común de cada negocio. Una vez se entiende como funciona cada negocio, se puede afinar mucho y te permite gestionar catálogos enormes (+ de 20.000 referencias)con una eficacia bastante alta

  9. Jose Mª Says:

    interesante,
    un poco mas haya,…los proveedores en España aun no entienden que las tiendas online tienen unas necesidades de aprovisionamiento y ciclos diferentes, y aun las quieren tratar como offline, maxime aun cuando te encuentras “representantes” que solo ven el ecommerce como un enemigo a sus comisiones.

    En sectores como el deporte tienes que hacer previsiones 6 meses vista, con pago a 60 dias y con posibilidad casi nula de reposiciones de producto estrella.
    Por ejemplo , las replicas del Madrid o Barcelona las debes estar programando entre Diciembre y Enero , para servicio en Junio , aun sin saber quien ganara Liga , Champion,…si no programas , no tienes producto, es simple.
    y si no lo vendes, liquidas o liquidas.

    Me consta que es diferente en otros paises.

    Otro largo tema
    Saludos y enhorabuena

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