Gestión de compras en eCommerce

9 Septiembre, 2011

Gestión, Negocios

Mucha gente me pregunta, el por qué debe ser diferente la gestión de compras en eCommerce de otro negocio tradicional, pues en ambos casos se trata de comprar productos para después venderlos. La respuesta es sencilla, las tienda online tienden a trabajar con más proveedores (mayor cataálogo), a trabajar con menores plazos de entrega, a informatizarlo todo, a una gestión más eficiente de los procesos internos.

Pero la gestión de compras es un proceso extremadamente complicado, sobre todo si tienes que tener stock, ¿cuanto compro?¿cuando lo compro?¿cuando tengo que reponer?¿se venderá este producto?

Nosotros en deMartina.com, hacemos las mismas tareas en la gestión de compras que puede hacer un Toysrus, pero a menor escala, y esto sólo es posible gracias a internet, una pequeña tienda física no podría hacer lo mismo.

Aunque algunas cosas de las que voy a contar pueden parecer triviales, no todo el mundo las hace….

Forecasting

En primer lugar, lo que tenemos que tener muy claro es una previsión de ventas de los productos, para saber que vamos a necesitar. Las empresas tradicionales hacen previsiones anuales, las más dinámicas las hacen semestrales, pero en eCommerce, estas previsiones hay que hacerlas mes a mes.

Para hacer una buena previsión de ventas, tenemos que tomar datos estadísticos de años anteriores, tendencias del mercado, acudir a las redes sociales, y sobre todo a nuestro amigo Google.

Por ejemplo, si buscamos en Google Insights “Bob Esponja”, veremos que la tendencia es que sigue subiendo el interés por este personaje, con lo cual, las ventas se van a mantener unos meses más.

De igual forma, si observamos a los “pitufos” el interés despertado inicialmente por la película, no ha sido lo suficiente como para apostar por este personaje para la campaña de navidad. Podemos observar, que el interés después del estreno de la película, cae poco a poco y sólo se dispara en fin de semana, cuando la gente va al cine.

 

Otra de las cosas a tener en cuenta a la hora de hacer la previsión, es si hay alguna película o nuevo video juego que salga al mercado, en el caso de los pitufos, la aparición de la película ha disparado puntualmente el interés.

Por último, hay otra cosa que solemos mirar, que es el patrón de venta de un producto. Pues muchos productos tienen un patrón de venta similar, en el caso de las películas, suele haber un pico al principio, donde se venden de todo y a cualquier precio, a medida que va pasando la moda, sólo se venden los productos pequeños y de menor precios, cuando llega las navidades, suele salir un video juego para la nintendo, y pasado dos meses, se vuelve a disparar el interés, los niños que juegan a ese videojuego quieren esos juguetes. Esto nos permite liquidar el resto de stock.

Esta claro que hay más técnicas de forecasting, pero estas son las más usadas por nosotros.

Pedidos automáticos

Bien, una vez que tenemos la demanda estimada, es necesario programar los pedidos automáticos. Estos pedidos se realizan cuando el stock disponible en el almacén es inferior a un stock de seguridad, que en muchas ocasiones coincide con el stock mínimo que sirve el proveedor.

Este stock mínimo o de seguridad, depende de la tendencia de venta del producto, esto es muy importante que lo tengáis en cuenta. Vamos a poner varios ejemplos:

  • Si tenemos un producto con un stock mínimo de 6 unidades, y nos quedan 5, lo lógico sería pedir de nuevo, pero si resulta que vendemos una unidad cada 6 meses, entonces no hay que pedir. Hay que calcular cuando nos quedaremos sin stock y tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor.
  • Si tenemos un producto con un stock mínimo de 12 unidades, y nos quedan 20, lo lógico sería no pedir, pero si estamos vendiendo 10 unidades al día, y el plazo de entrega es de una semana, hay que hacer una previsión de ventas que nos lleve a una previsión de compras automática razonable.
Como veis, esto no es sencillo, y no o tenemos resuelto del todo, pero hay que trabajar en esta línea, para tener siempre stock, y que nunca sobre mucha mercancía.
Stock del proveedor
Otra de las cosas a tener en cuenta es el stock del proveedor, en sectores como el juguete, los proveedores se suelen quedar sin stock en navidades, con lo cual tenemos que reservar la mercancía con antelación.
Algunos proveedores permiten reservar mercancía, nosotros lo hacemos así, y al menos tenemos un stock mínimo garantizado. En el caso de que las ventas no vayan bien, ese pedido se anula, y normalmente no supone un gran problema para el proveedor, lo sería si es el Corte Ingles quien le anula un pedido, pero si es una tienda online pequeña… casi le da igual.
Condiciones Comerciales
Otro punto a tener en cuenta son las condiciones comerciales que tenemos con nuestro proveedor, como descuentos, rappel, forma de pago, etc… lo que hay que tener claro, es que si no pides, no consigues. Hay que “llorar” mucho, pero también hay que dar a cambio, tienes que demostrar que vas a trabajar bien su marca, que no vas a quemar el mercado, que es con mejores condiciones vas a vender más, por que vas a invertir más en publicidad, en definitiva, que es un win-to-win para ambos.
Recepción de mercancía
Este proceso en nuestro caso es realmente crítico, un produco que llegue al almacén tiene que estar puesto en venta en menos de una hora, si eres el primero en recibir un producto que es novedad, tienes una ventaja competitiva.
Pero este caso también se da en productos que están agotados y que tienen una alta demanda, pongamos un ejemplo de nuevo:
  • Tenemos una tienda online que vende iPads3, estamos en navidades, y se venden 10 iPads por hora. Ahora nos quedamos sin stock. Cuando volvemos a recibir stock del iPad, cada hora que tardemos en ponerlo en venta estamos perdiendo 10 pedidos. No podemos asumir esta perdida durante mucho tiempo.
Pero el proceso de recepción de compra no sólo es importante por su rapidez, también hay que comprobar que la mercancía recibir se corresponde con el albarán y se corresponde con el pedido que hicimos. Algunos proveedores mandan de menos y otros de más…..
Control de Facturas
Como último paso en el proceso de compra, es necesario controlar que las facturas que nos emite el proveedor se corresponden con la mercancía recibida, y que sobre todo el precio se corresponde con el que teníamos en el pedido original. En nuestro caso tenemos un 1% de errores en los precios.
En resumen
El ciclo de compras es tan importante como el de ventas, de nada sirve vender un producto que no tenemos, o del cual no tenemos margen suficiente para ganar dinero. Hay empresas que primero se dedican a desarrollar su canal de venta y cuando tienen volumen trabajan su ciclo de compras. En cambio otras hacen lo contrario, comienzan con un proceso de compras eficiente que les permite alcanzar un volúmen de ventas alto en poco tiempo.
El seguir un camino u otro, depende de la experiencia y capacidades del equipo gestor de la tienda online.
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