¿de verdad necesito un ERP para vender por Internet?

27 Enero, 2010

Gestión

Mucha gente cree que no hace falta un ERP para llevar un negocio online,  o simplemente desconocen el significado de estas siglas. Antes que lo busquéis en la Wikipedia y os hagáis un lío con las siglas, lo que normalmente se entiende por ERP, es un software para gestionar todos las áreas de gestión de la empresa, compras, ventas, recursos humanos, stock, contabilidad, etc..

Desde luego, cuando empecé a vender por internet, no planteé montar un ERP, sobre todo por el coste que tenía implantar un ERP hace unos años. Pero poco a poco, me fui dando cuenta que necesitaba algo más, y he llegado a un punto, en el que cada día que paso sin un ERP en condiciones estoy perdiendo dinero.

Así que os voy a contar para que hace falta un ERP, y donde estoy perdiendo dinero ¿os pasa igual?

Que listos son los proveedores

Me ha ocurrido más de una vez, hago un pedido, y cuando me llega la mercancía, me llega la factura mal. Algunas veces, con más artículos, otras veces, con otros, y otras con precios diferentes. Si no tienes un control exhaustivo de todo, no te enteras si un determinado producto ha subido o bajado de precio. Pero no es suficiente en contrastar el albarán con la factura, hay que contrastar la factura con la lista de precios, y las condiciones de compra. Hacer esto a mano, es complicado, y siempre se cometen errores.

En nuestra última revisión de precios, nos dimos cuenta, que había al menos 10 artículos, que estábamos vendiendo por debajo de coste. Esta revisión la hemos hecho más veces, pero el empleado encargado de la revisión, lo hizo mal.

Hemos calculado, que hemos perdidos unos 1.000€ este año por tener precios incorrectos, vamos sumando…

Control de Stock

Que cosa más complicada, parece fácil, pero el control de stock tiene mucho más por detrás de lo que parece, sobre todo si tenemos tienda física. Tenemos que tener un control de los productos que hay en el almacén, los que están en la tienda, los que están reservados para pedidos, los que están actualmente en el área de preparación de pedidos, etc…

Si tenemos descontrol de stock, perderemos pedidos, causaremos mala imagen de cara a los clientes, y nos genera gastos de devolución de dinero.

A parte de esto, si tenemos un almacén grande, lo ideal es una gestión de ubicaciones, saber donde están los productos almacenados, nos ayuda a preparar pedidos más rápido.

Tenemos un coste aproximado de lo que nos ha costado no tener control de stock en el 2009, más de 3.000 euros, si, si, tanto.

¿Cuanto le ganamos a cada producto?

Para saber si estamos ganando o perdiendo dinero, o simplemente para poner un precio, necesitamos saber cuanto nos cuesta un producto. ¿Parece sencillo? pues no lo es. Los productos cambian de precio de coste, pueden tener descuentos diferentes en cada pedido, al final, no tenemos claro cual es el precio.  Lo ideal es tener algún sistema de gestión de costes,  FIFO, media ponderada, etc.., además, hacienda nos pide que llevemos este control así.

Si no sabemos cuanto nos cuesta un producto, no sabemos a cuanto venderlo, gracias a dios, nos ha pasado al revés, estábamos vendiendo a precios más altos, por que sólo teníamos en cuenta el último coste, que era mayor, no utilizábamos la media. No obstante, no es bueno ser más caro de lo normal, se pierden clientes, y creas mala imagen.

Controlando los pedidos

Vale, llega un pedido, se paga, se prepara y se envía… pues no. De nuevo, la cosa se complica, si utilizamos un software como osCommerce, PrestaShop, etc.. para gestionar los pedidos, tendremos miles de problemas.

  1. Un pedido pendiente, por error, se pone en pagado, es fácil equivocarse y darle a alguna tecla antes de darle al intro, que hace que cambie el valor de una lista desplegable que pase el estado del pedido a pagado.
  2. Un pedido preparado, el cliente llama para hacer un cambio, la persona que lo atiende, lo modifica, y lo pone como pendiente, en ese momento, lo llaman por teléfono, y otro compañero ve que el pedido está pendiente, y lo vuelve a preparar, al final, se envían dos pedidos al cliente.
  3. Y un largo etc, de muchísimos errores.

Debido a este tipo de errores, este años, hemos tenido unas 100 incidencias, si sólo tenemos en cuenta el tiempo dedicado por el personal, nos vamos a unos 1.500€.

¿Como gestionamos las incidencias?

Este es un punto conflictivo, en principio implementé un sistema de ticket, pero cuando las incidencias implica datos del cliente, del pedido, del banco, de la pasarela de pago, etc…. al final, siempre se pierde algo. O tenemos un sistema de gestión de incidencias que se extienda a todo nuestro sistema, o tenemos un problema.

Como ejemplo, si un cliente devuelve un artículo, esto influye en:

  • Control de Stock, para dar de alta de nuevo el artículo.
  • Datos del Pedido y del Cliente, para comprobar que lo que nos ha devuelto, nos lo había comprado a nosotros.
  • Datos del pago, hay que confirmar que le cliente ha pagado el pedido. Estaría bien, que encima que no lo ha pagado, le devolvamos el dinero.
  • Datos de la devolución, constancia de que la devolución del dinero se ha realizado.

Estamos casi en Febrero, y aún estamos devolviendo dinero de incidencias de Octubre, esto no es normal, y causa mal estar entre los clientes.

Recursos Humanos

Si tienes varios empleados, es normal que alguno vaya al médico, que tenga que salir antes para recoger a su hermano en el aeropuerto, que si llega tarde por que había atasco, que si horas extras por que hay que descargar un camión, control de vacaciones, etc, ….

Sólo con uno de mis empleados, el año pasado perdí 1.000 euros, por no controlar bien las horas.

Dios mío!!!! ¿todo esto tengo que pagar este mes?!!!!

Este es quizás el problema más importante de todos, vamos comprado a los proveedores, algunos al contado, otros a 30 días, otro a 180, otros en 3 pagos, etc… de pronto, no tienes ni idea de lo que hay que pagar cada mes, y te ves un día, que tienes que pagar más dinero del que tienes.

El control del Cash Flow es imprescindible, cuando no tienes dinero, tienes que acudir a los bancos, lo que supone unos costes adicionales de un 10% (entre intereses y gastos de constitución de prestamos/hipotecas).

Os cuento el caso más común, te llega un comercial y te dice que te propone un descuento de un 30% si compras más de 5.000 euros. Está claro que tienes que aprovechar la oferta, y además se paga a 6 meses!!!! adelante… A los 6 meses, te llega la factura de este proveedor, junto con la de otros, en un mes de pocas ventas. Tienes que acudir al banco a pedir un préstamo, al final, el banco se lleva por la operación, 2.000€, más un interés de un 6%.

Si tenemos claro, cuando podemos comprar, y cuanto podemos pagar, ahorraremos mucho dinero.

Este fallo, nos ha costado este año… ufff … no sé si decirlo….por que tiene 5 cifras….

Control de Cobros

Hay tiendas que sólo trabajan con tarjeta, con lo cual el cobro es sencillo, pero si trabajas con reembolsos, transferencias, etc… es importante un control de los cobros.

La semana pasada, recuperamos 3.000 euros que se habían “perdido” en reembolsos sin cobrar.

Cuanto menos hagan las personas, mejor

Es una pena, pero el factor humano, implica riesgos, si conseguimos automatizar al máximo todos los procesos, ahorraremos sobre todo en errores.

Integrando nuestro sistema con el de la agencia de transportes, hemos ahorrado mucho tiempo y sobre todo eliminado muchos fallos, unos 2.000€/año.

En resumen

Si sumais todos los importes que he ido diciendo, estaremos cerca de los 30.000€ de perdida por no tener un ERP. Es una burrada, se amortiza claramente la implantación de un ERP, entonces ¿por que no implantamos un ERP?

Cuando empecé a vender online, implantar un ERP adaptado a mis necesidades, tenía un coste de 60.000€, no podía pagarlo. Poco a poco empezaron a salir ERPs Open Source, sólo había que pagar la formación y la implantación.

Después de mucho tiempo analizando me quede entre OpenBravo y OpenERP, pero ninguno de los dos tenía lo que necesitaba, pero sabía que tarde o temprano se adaptarían a tiendas online.

Mientras tanto, desarrolle mi propio ERP, digamos un ERP Light, el cual, estoy implantando ahora mismo, pero sigo con vistas a OpenERP y sus conectores para osCommerce y Magento.

¿Que consejo le daría a alguien que empieza?

Estamos en un momento de transición, pero mientras tanto apostaría por Open ERP, invertir en formación de este ERP, hay empresas que lo ofrecen en SaaS, por 70€/mes.

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