¿de verdad necesito un ERP para vender por Internet?

27 enero, 2010

Gestión

Mucha gente cree que no hace falta un ERP para llevar un negocio online,  o simplemente desconocen el significado de estas siglas. Antes que lo busquéis en la Wikipedia y os hagáis un lío con las siglas, lo que normalmente se entiende por ERP, es un software para gestionar todos las áreas de gestión de la empresa, compras, ventas, recursos humanos, stock, contabilidad, etc..

Desde luego, cuando empecé a vender por internet, no planteé montar un ERP, sobre todo por el coste que tenía implantar un ERP hace unos años. Pero poco a poco, me fui dando cuenta que necesitaba algo más, y he llegado a un punto, en el que cada día que paso sin un ERP en condiciones estoy perdiendo dinero.

Así que os voy a contar para que hace falta un ERP, y donde estoy perdiendo dinero ¿os pasa igual?

Que listos son los proveedores

Me ha ocurrido más de una vez, hago un pedido, y cuando me llega la mercancía, me llega la factura mal. Algunas veces, con más artículos, otras veces, con otros, y otras con precios diferentes. Si no tienes un control exhaustivo de todo, no te enteras si un determinado producto ha subido o bajado de precio. Pero no es suficiente en contrastar el albarán con la factura, hay que contrastar la factura con la lista de precios, y las condiciones de compra. Hacer esto a mano, es complicado, y siempre se cometen errores.

En nuestra última revisión de precios, nos dimos cuenta, que había al menos 10 artículos, que estábamos vendiendo por debajo de coste. Esta revisión la hemos hecho más veces, pero el empleado encargado de la revisión, lo hizo mal.

Hemos calculado, que hemos perdidos unos 1.000€ este año por tener precios incorrectos, vamos sumando…

Control de Stock

Que cosa más complicada, parece fácil, pero el control de stock tiene mucho más por detrás de lo que parece, sobre todo si tenemos tienda física. Tenemos que tener un control de los productos que hay en el almacén, los que están en la tienda, los que están reservados para pedidos, los que están actualmente en el área de preparación de pedidos, etc…

Si tenemos descontrol de stock, perderemos pedidos, causaremos mala imagen de cara a los clientes, y nos genera gastos de devolución de dinero.

A parte de esto, si tenemos un almacén grande, lo ideal es una gestión de ubicaciones, saber donde están los productos almacenados, nos ayuda a preparar pedidos más rápido.

Tenemos un coste aproximado de lo que nos ha costado no tener control de stock en el 2009, más de 3.000 euros, si, si, tanto.

¿Cuanto le ganamos a cada producto?

Para saber si estamos ganando o perdiendo dinero, o simplemente para poner un precio, necesitamos saber cuanto nos cuesta un producto. ¿Parece sencillo? pues no lo es. Los productos cambian de precio de coste, pueden tener descuentos diferentes en cada pedido, al final, no tenemos claro cual es el precio.  Lo ideal es tener algún sistema de gestión de costes,  FIFO, media ponderada, etc.., además, hacienda nos pide que llevemos este control así.

Si no sabemos cuanto nos cuesta un producto, no sabemos a cuanto venderlo, gracias a dios, nos ha pasado al revés, estábamos vendiendo a precios más altos, por que sólo teníamos en cuenta el último coste, que era mayor, no utilizábamos la media. No obstante, no es bueno ser más caro de lo normal, se pierden clientes, y creas mala imagen.

Controlando los pedidos

Vale, llega un pedido, se paga, se prepara y se envía… pues no. De nuevo, la cosa se complica, si utilizamos un software como osCommerce, PrestaShop, etc.. para gestionar los pedidos, tendremos miles de problemas.

  1. Un pedido pendiente, por error, se pone en pagado, es fácil equivocarse y darle a alguna tecla antes de darle al intro, que hace que cambie el valor de una lista desplegable que pase el estado del pedido a pagado.
  2. Un pedido preparado, el cliente llama para hacer un cambio, la persona que lo atiende, lo modifica, y lo pone como pendiente, en ese momento, lo llaman por teléfono, y otro compañero ve que el pedido está pendiente, y lo vuelve a preparar, al final, se envían dos pedidos al cliente.
  3. Y un largo etc, de muchísimos errores.

Debido a este tipo de errores, este años, hemos tenido unas 100 incidencias, si sólo tenemos en cuenta el tiempo dedicado por el personal, nos vamos a unos 1.500€.

¿Como gestionamos las incidencias?

Este es un punto conflictivo, en principio implementé un sistema de ticket, pero cuando las incidencias implica datos del cliente, del pedido, del banco, de la pasarela de pago, etc…. al final, siempre se pierde algo. O tenemos un sistema de gestión de incidencias que se extienda a todo nuestro sistema, o tenemos un problema.

Como ejemplo, si un cliente devuelve un artículo, esto influye en:

  • Control de Stock, para dar de alta de nuevo el artículo.
  • Datos del Pedido y del Cliente, para comprobar que lo que nos ha devuelto, nos lo había comprado a nosotros.
  • Datos del pago, hay que confirmar que le cliente ha pagado el pedido. Estaría bien, que encima que no lo ha pagado, le devolvamos el dinero.
  • Datos de la devolución, constancia de que la devolución del dinero se ha realizado.

Estamos casi en Febrero, y aún estamos devolviendo dinero de incidencias de Octubre, esto no es normal, y causa mal estar entre los clientes.

Recursos Humanos

Si tienes varios empleados, es normal que alguno vaya al médico, que tenga que salir antes para recoger a su hermano en el aeropuerto, que si llega tarde por que había atasco, que si horas extras por que hay que descargar un camión, control de vacaciones, etc, ….

Sólo con uno de mis empleados, el año pasado perdí 1.000 euros, por no controlar bien las horas.

Dios mío!!!! ¿todo esto tengo que pagar este mes?!!!!

Este es quizás el problema más importante de todos, vamos comprado a los proveedores, algunos al contado, otros a 30 días, otro a 180, otros en 3 pagos, etc… de pronto, no tienes ni idea de lo que hay que pagar cada mes, y te ves un día, que tienes que pagar más dinero del que tienes.

El control del Cash Flow es imprescindible, cuando no tienes dinero, tienes que acudir a los bancos, lo que supone unos costes adicionales de un 10% (entre intereses y gastos de constitución de prestamos/hipotecas).

Os cuento el caso más común, te llega un comercial y te dice que te propone un descuento de un 30% si compras más de 5.000 euros. Está claro que tienes que aprovechar la oferta, y además se paga a 6 meses!!!! adelante… A los 6 meses, te llega la factura de este proveedor, junto con la de otros, en un mes de pocas ventas. Tienes que acudir al banco a pedir un préstamo, al final, el banco se lleva por la operación, 2.000€, más un interés de un 6%.

Si tenemos claro, cuando podemos comprar, y cuanto podemos pagar, ahorraremos mucho dinero.

Este fallo, nos ha costado este año… ufff … no sé si decirlo….por que tiene 5 cifras….

Control de Cobros

Hay tiendas que sólo trabajan con tarjeta, con lo cual el cobro es sencillo, pero si trabajas con reembolsos, transferencias, etc… es importante un control de los cobros.

La semana pasada, recuperamos 3.000 euros que se habían “perdido” en reembolsos sin cobrar.

Cuanto menos hagan las personas, mejor

Es una pena, pero el factor humano, implica riesgos, si conseguimos automatizar al máximo todos los procesos, ahorraremos sobre todo en errores.

Integrando nuestro sistema con el de la agencia de transportes, hemos ahorrado mucho tiempo y sobre todo eliminado muchos fallos, unos 2.000€/año.

En resumen

Si sumais todos los importes que he ido diciendo, estaremos cerca de los 30.000€ de perdida por no tener un ERP. Es una burrada, se amortiza claramente la implantación de un ERP, entonces ¿por que no implantamos un ERP?

Cuando empecé a vender online, implantar un ERP adaptado a mis necesidades, tenía un coste de 60.000€, no podía pagarlo. Poco a poco empezaron a salir ERPs Open Source, sólo había que pagar la formación y la implantación.

Después de mucho tiempo analizando me quede entre OpenBravo y OpenERP, pero ninguno de los dos tenía lo que necesitaba, pero sabía que tarde o temprano se adaptarían a tiendas online.

Mientras tanto, desarrolle mi propio ERP, digamos un ERP Light, el cual, estoy implantando ahora mismo, pero sigo con vistas a OpenERP y sus conectores para osCommerce y Magento.

¿Que consejo le daría a alguien que empieza?

Estamos en un momento de transición, pero mientras tanto apostaría por Open ERP, invertir en formación de este ERP, hay empresas que lo ofrecen en SaaS, por 70€/mes.

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20 Responses to “¿de verdad necesito un ERP para vender por Internet?”

  1. Óscar Calvo Says:

    Es interesante lo que comentas Juan, dejas bastante claro que implantar este tipo de software es muy necesario. También hay que tener en cuenta que siempre hay que hacer alguna personalización .A la vez no siempre la alternativa open source no siempre es la mas adecuada, esta muy bien esta comparativa sobre un caso practico de Francois Derbaix (TopRural.com) sobre el tema.

    • Juan Says:

      Hola Oscar, en el tema de ERP, me llevé muchos años trabajando en Consultoría, y normalmente las licencias eran lo de menos, lo importante es la personalización que hace el implantador. El problema, es que te quedas atado al implantador para siempre, si te vas por un ERP comercial. Si Microsoft, SAP, etc.. dejaran el Código Fuente al propietario de la licencia… otro gallo cantaría…

  2. jconsu Says:

    Magnífico post Juan, (como siempre :))…

    Los que nos dedicamos a la implantación de este tipo de software hemos visto muchos muchos problemas de los que comentas en empresas que sinceramente no soy capaz de entender como ganan dinero, dado que tienen unas ineficiencias tremendas en su gestión…

    Tanto empresas grandes como pequeñas deben disponer de algo más que mega-hojas de cálculo que pueden crecer hasta el infinito sin darnos cuenta y convertirse intratables para una correcta integración de los procesos empresariales.

    A pesar de trabajar directamente con Software propietario, sigo de cerca las herramientas ERP opensource y tienen muy buena pinta aunque tienen que mejorar en algunos aspectos…

    Un saludo

  3. Sergio Says:

    Juan, perfet
    Oscar, no soy especialista, aunque sigo muy de cerca las soluciones para empresas con OS, y creo que las cosas avanzan muy rapido, a lo mejor TopRural a dia de hoy hubiera implantado OpenBravo. Vivo en Sevilla y estoy rodeado de empresas de OS (por amistades) que aparte de desarrollar han comenzado a ser implantadores&soporte de aplicaciones como OpenBravo, etc y parece que las Pymes a parte de la administraacion andaluza que ya lo viene haciendo desde hace tiempo, estan encontrando en las aplicaciones OS una alternativa atractiva (economica, tecnica, servicio, etc) a los estandares cerrados.
    Otro grande que se ha pasado a un ERP OS es Mercadona que no es moco de pavo la verdad.
    Aqui la junta de andalucia esta potenciando con “fuerza” (se podria hacer mas) la implantacion del OS en las empresas con subvenciones mayores que si utilizan estandares cerrados.
    Sabeis si esto es general por parte de todas las adminitraciones en españa?
    Un saludo a todos, Sergio

  4. Ana Juaristi Says:

    Juan… qué decirte del post. Impresionante. Lo cierto es que es muy difícil evaluar el coste de pérdidas por no tener un sistema de gestión integral y creo que no mucha gente se lo pregunta.

    Es más, hay empresas que siempre han funcionado así, entonces, ¿porqué cambiar? Pero en tu post das datos objetivos y reales de dichos costes. Es un enfoque en el que a pesar de implantar openERP no había pensado.

    Muchas gracias.

    Te pongo link al post en openerpsite.

    Saludos!!!

    Ana

  5. Raimon Says:

    1. Saas
    Al final del artículo hablas de Saas. Y que es eso? A españa siempre estamos detras de la tecnologia. Otros paises el sistema Saas esta muy presente. Es ideal para pequeñas empresas que no se tienen que preocupar en servidores, redes y mantenimiento. Y lo más importante de un ERP es el mantenimiento. No es sólo instalar y parametrizar. Es mantenimiento, mantenimiento, … siempre a la última versión. Hay empresas que ya ofrecen OpenERP como servicio Saas a España (con los módulos de localización española).

    2. TopRural
    Lo importante para implementar un ERP no es la cantidad de licencias que hayas vendido o si tienes partner en españa. Se tiene que ver lo abierto que sea el proyecto y colaborativo. También el tipo de avance que esta teniendo.

    3. Modular
    Nunca tocaremos el código fuente del nucleo. Siempre extenderemos clases/modelos. OpenERP te lo permite adaptar como quieras. Cambiar modelos, vistas…. sin tocar el codigo fuente. Com ya he dicho, es importante siempre estar actualizados. Cuantos ERP te permiten eso?

    4. Siempre hay una primera vez.
    Tiene OpenERP conector con osCommerce? Magento? Moodle? prestashop? shatchmo? …? siempre hay una primera vez que se tiene que desarrollar el conector. Si no hay demanda, no hay oferta. Si apostas por OpenObject, te sera fácil crear nuevas prestaciones. Y terceros, veras lo que tu has iniciado, te lo han mejorado, te lo han… en cuanto tiempo? dar para recibir.

    saludos

  6. Desirémadrid Says:

    Me ha resultado muy interesante el post.

    Os recomiendo que estudíeis la posibilidad, ya que implantáis ERP de presentar a vuestros clientes la posibilidad de presentar vuestros proyectos al Programa Innoempresa, que subvenciona en unas cuantías jugosas la implantación en PYMES de este tipo de soluciones.

    Hay empresas que ofrecen este tipo de “colaboración”

    ¿Que es el Programa Innoempresa? encontrarás resúmenes en internet que te ayudarán a “entenderlo mejor”

    Por otro lado existen subvenciones ahora mismo en la comunidad de Madrid dirigidas a proyectos tecnológicos, a lo mejor no deberías dejar de lado ese don que pareces tener, al menos si hay apoyo económico…

    Un saludo y mi enhorabuena por tener espíritu.

  7. eLMancoDelEspanto Says:

    Yo precisamente estoy con esa dualidad tratando de elegir entre OpenERP y OpenBravo… pero estoy liadísimo intentando comprender las especificidades de cada uno de cara al futuro respecto a su evolución e integración con nuevas tecnologías.

    He dado con tu Blog husmeando en la Web, felicidades!, es muy útil e interesante conocer tu punto de vista vrs las preconcepciones tecnológicas jajajaja vaya que me he divertido e informado 😛

    Gracias!

  8. Paula vall Says:

    Muy interesante este articulo, yo recomiendo también la aplicación de la web de Inventbuy que está en http://www.inventbuy.com y que te permiten tener tu Tienda Virtual Gratis!!
    Un saludo y enhorabuena por el artículo, muy interesante.

  9. Facturación tienda y contabilidad online Says:

    Pues esto es lo que llevamos desarrollando con GESIO durante los últimos cinco años.

    Un ERP al completo para que las pequeñas empresas puedan estar a la altura de las grandes. Y no solo eso sino que las iniciativas online sean desde la base.

    ERP online + Tienda Online + gestión de trabajadores + TPV de mostrador.

    Tenemos módulos de formación, gestión de proyectos incluso de calidad basado en la ISO 9001

    http://www.gesio.com

    Mirad los vídeos en http://www.Youtube.com/usandogesio

    No puedo estar mas de acuerdo con esta entrada.

  10. Andrés Says:

    Estimado “Facturación tienda y contabilidad online”

    Creo que no es el sitio adecuado para hacer “SPAM” de tú aplicación con enlace incluido. En cualquier caso de lo que se está hablando es de herramientas que permitan la integración con módulos de e-commerce “potentes”, que sean OS, extensibles y controlables/modificables por sus implantadores y no solo por el fabricante.

    Por lo demás, enhorabuena por el post.

  11. SusanaMarbella Says:

    Por favor necesito ayuda, mi desarrollador de web no consigue integrar PrestaShop y Navision. Se puede hacer? alguien puede contestarme a crespoyasociados@gmail.com? Juan? no consigo leer los comentarios. Gracias

    • JuanMacias Says:

      Hola Susana, si se puede hacer, de hecho nosotros lo hicimos para un cliente importante del sector textil…

  12. Marcel matias Says:

    Que creéis que será mas dificil implantar un sistema de ERP en una empresa de patentes y marcas el modulo de cuentas por pagar o cuentas por cobrar?.

    Que area es mas complicada de implementar un sistema de ERP : finanzas, operaciones o comercial?

    Gracias por su ayuda.

  13. erm3nda Says:

    Interesante artículo, con cifras y tal. Datos de verdad y las cosas como son.
    La empresas que no quieren gastar son las que mas gastan…

    Yo ando buscando precisamente algo tipo Tienda Online + ERP… y estaba tras Dolibarr + Prestashop u Oscommerce, o ya a lo lejos, Factusol + Prestashop
    El OpenERP me deja un poco mosca con lo de “No Private Modules Allowed” … pero aún así voy a probarlo a ver que tal funciona…

    Cuando no se queda coja una cosa, lo hace la otra.
    Necesita ser un ERP fácil de manejar, junto con una web decente…

    Gracias por el artículo 😉
    Puede servir de referencia para todos los clientes que suelten cosas como “yo no necesito eso” jejeje

  14. erm3nda Says:

    Siento el spam, pero ha sido toda una sorpresa mirar lo de “Navision Prestashop” y darme de frente con http://www.laboratorioecommerce.com/quienes-somos/ jajaja. El Jueves!!!!!

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